LONDON, Großbritannien, 20. Mai 2026 – Ineffiziente Personalsysteme kosten Unternehmen weltweit zwei bis vier Prozent ihres Jahresumsatzes. Das zeigt eine neue Studie von UKG, einer weltweit führende KI-Plattform für HR, Payroll und Workforce Management. Allein der Verwaltungsaufwand verschlingt bei einem Unternehmen mit einer Milliarde Euro Umsatz im Schnitt 7 Millionen Euro pro Jahr. Hinzu kommen Produktivitätsverluste, ungeplante Überstunden und Ausfälle von Mitarbeitern durch Burnout – zusammen weitere zweistellige Millionenbeträge. Am stärksten wirken sich diese Schwächen an der Basis aus: Dort behindern getrennte Systeme die Transparenz und mindern die operative Leistung. Die Ergebnisse stammen aus der Studie „Optimising Workforce Operations“.
Die Studie befragte 1.400 Unternehmen weltweit mit jeweils mindestens 1.000 Mitarbeitern und einem Durchschnittsumsatz von 1,4 Milliarden Euro. Sie benennt vier Hauptursachen für Umsatzverluste und betriebliche Schwachstellen: ungenaue Daten, fehleranfällige Handarbeit, mangelnde Transparenz über die Belegschaft sowie unvollständige Informationsflüsse zwischen HR, Payroll und Workforce Management. Vor allem Unternehmen mit vielen Frontline-Mitarbeitern leiden unter abgeschotteten Systemen: Daten fließen nicht durch, der Tagesbetrieb gerät ins Stocken, die Fluktuation steigt, die Gehaltsabrechnung zerfasert und die Kosten für Zeitarbeit gehen nach oben.
Am schwersten wiegen die Produktivitätsverluste – der größte versteckte Posten. Unternehmen verlieren dadurch 2,7 Prozent ihres Umsatzes, bei einer Milliarde Euro Umsatz sind das 26,9 Millionen. Der Grund: Bei zerstückelten Arbeitsabläufen kommen Teams schlicht nicht voran. Diese bremst Wachstum, schwächt die Wettbewerbsfähigkeit und gefährdet die wirtschaftliche Stabilität.
„Auch wenn Kostenverluste von zwei bis vier Prozent gering erscheinen mögen, könnten sie sich für britische und europäische Unternehmen auf bis zu 1,7 Billionen Euro belaufen“, sagte Russell Howe, GVP EMEA bei UKG. „Unternehmen können diese Verluste verringern, indem sie eine Workforce-Management-Plattform einführen, die Daten aus verschiedenen Personalsystemen zusammenführt, den Verwaltungsaufwand senkt und Führungskräften an der Basis ermöglicht, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren – Aufgaben, die Kunden unterstützen, die Produktivität der Teams steigern und den Umsatz erhöhen.“
Weitere Ergebnisse der Studie “ Optimising Workforce Operations“ für Unternehmen dieser Größenordnung:
– Den größten direkten Kostenblock bildet der Verwaltungsaufwand mit sieben Millionen Euro. Manager und Mitarbeiter verbringen Stunden mit manuellen Aufgaben, Korrekturen und Freigaben. Berechnet wurde der Wert, indem die für Verwaltung aufgewendete Zeit mit den branchen- und marktüblichen Durchschnittslöhnen multipliziert wurde.
– Auf Platz zwei folgen ungeplante Überstunden mit 6,8 Millionen Euro – meist entstanden, weil kurzfristige Lücken zu überhöhten Sätzen geschlossen werden mussten.
– Führungskräfte verbringen im Schnitt mehr als sechs Stunden pro Woche (18 % ihrer Arbeitszeit) mit Verwaltungsaufgaben, die sich automatisieren oder durch bessere Systeme erledigen ließen.
– Bei einem Drittel der Unternehmen (32 %) bremsen IT- oder Systemausfälle die Mitarbeiter mit Kundenkontakt mindestens einmal pro Woche aus.
„Ineffizienzen an der Front zeigen sich selten als ein einzelnes, offensichtliches Problem“, sagt Avichal Kulshrestha, Principal Industry Insights Manager bei UKG und Autor der Studie. „Die Symptome betrieblicher Reibung – versäumte Schichten, manuelle Verwaltungsaufgaben, Korrekturen in der Gehaltsabrechnung, kurzfristige Vertretungen, Burnout und Fluktuation – treiben die Kosten und können Teams daran hindern, ihr volles Potenzial zu entfalten. Workforce-Management-Systeme, die Daten nahtlos austauschen, verringern Reibung, liefern Einblicke in Echtzeit, sparen Kosten und steigern die Produktivität – gerade in Unternehmen mit hohem Personalbedarf.“
Eine Schlüsselrolle bei der Lösung kommt laut Studie den Verantwortlichen in HR, Payroll und Operations zu – sowie den Systemen, mit denen sie arbeiten. Die erfolgreichsten Unternehmen senken den Verwaltungsaufwand durch integrierte Plattformtechnologie und Prozessverbesserungen, die Führungskräften in Echtzeit einen operativen Einblick in ihren wahrscheinlich größten Kostenfaktor verschaffen: die Belegschaft. Wenn die Führungsebene Personaldaten aus Zeiterfassung, Prognosen, Einsatzplanung und Payroll in einem konsolidierten Bild zusammenführt, kann sie daraus strategische Vorteile ziehen, den Betrieb robuster und planbarer machen und die Mitarbeitererfahrung verbessern.
„Die Ergebnisse zeigen: Am besten für die Zukunft der Arbeit gerüstet sind die Unternehmen, die operative Umsetzung mit klugen Personalentscheidungen verbinden – damit die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind“, fügt Kulshrestha hinzu. „Das verbessert den Kundenservice, die Mitarbeiterbindung und die Produktivität – und senkt zugleich die Gesamtkosten.“
Selbst die bestdurchdachten Personalentscheidungen können durch operative Ineffizienzen untergraben werden. Laut einem separaten Forschungsbericht von UKG und KPMG verlieren Unternehmen beispielsweise zwei bis vier Prozent ihrer gesamten Personalkosten durch „Lohn- und Gehaltsverluste“ – damit sind beständige, unbeabsichtigte finanzielle Verluste gemeint, die unter anderem auf ineffiziente Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse, Systembeschränkungen und sogar Betrug zurückzuführen sind.
Neben den operativen und produktiven Einbußen wächst auch der regulatorische Druck. Unternehmen müssen ihre Personalpraktiken modernisieren – im Vereinigten Königreich etwa, wo die meisten Arbeitgeber auf das neue Employee Rights Act noch nicht vorbereitet sind.
„Die Realität ist, dass Compliance, Mitarbeiterengagement und Margenschutz Hand in Hand gehen“, sagte Kulshrestha. „Regulierung ist keine Last, die es zu bewältigen gilt. Sie ist eine Chance, Mitarbeiter durch Flexibilität, Transparenz und Wahlmöglichkeiten zu stärken. Mit der richtigen Personaltechnologie können Arbeitgeber die Compliance verbessern, moderne Planungs- und Vergütungspraktiken einführen und ihre Mitarbeiter durch operative Exzellenz unterstützen – durch eine Exzellenz, die Leistung und Flexibilität fördert und so das Unternehmenswachstum vorantreibt.“
Weiterführende Ressourcen
– Die Studie wurde von UKG in Auftrag gegeben und im Oktober 2025 von Sapio Research durchgeführt.
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Fußnote 1: Geschätzt auf Basis des jährlichen Wirtschaftsumsatzes des Vereinigten Königreichs (5,5 Billionen Pfund, Statista November 2025) und der EU-27 (38,7 Billionen EUR, Europa.eu Dezember 2025).
Über UKG
UKG ist eine weltweit führende KI-Plattform für Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Workforce Management. Durch die Kombination preisgekrönter Lösungen mit der weltweit größten Sammlung von Personaldaten und einer „People-First“-KI liefert UKG unvergleichliche Einblicke in die heutige Belegschaft und hilft Unternehmen aller Branchen dabei, Daten in Entscheidungen umzusetzen, die Produktivität, Unternehmenskultur und Kundenerlebnis verbessern. Mehr als 80.000 Unternehmen in 150 Ländern vertrauen auf UKG, und Millionen von Mitarbeitern – von kleinen Betrieben bis hin zu globalen Konzernen – nutzen UKG täglich. Weitere Informationen finden Sie unter ukg.com.
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