Das Thema Inventarisierung von Ger?ten, B?rom?beln und IT Equipment wirkt in manchen Firmen immer noch wie ein Schreckgespenst. Sofort tauchen vor dem inneren Auge Bilder von langen Z?hllisten mit Gegenst?nden auf, die alle gez?hlt und dokumentiert werden m?ssen. Das sieht nach endloser Arbeit aus – dabei k?nnen Wirtschaftsg?ter schon l?ngst digital verwaltet werden. Ulrich Hoppe, Consultant von der Hoppe Unternehmensberatung, gibt wertvolle Tipps f?r die Einf?hrung eines effizienten und vor allem rechtskonformen IT-gest?tzten Systems f?r die Inventarisierung. Hoppe ist Hersteller der Inventarsoftware ( https://www.Inventarsoftware.de )
Herr Hoppe, als Dienstleister sind Sie in vielen Betrieben unterwegs, wie sieht denn eine typische Inventarisierung heute aus, mit welchen Schwierigkeiten haben Unternehmen zu k?mpfen?
Viele Unternehmen glauben immer noch, dass die Inventarverwaltung mit dem Aufkleben von Barcode-Etiketten erledigt ist. Dem ist aber nicht so, eine passende Software sollte einen aktuellen ?berblick ?ber das vorhandene Inventar und dessen Wert bieten, damit der Unternehmer die richtigen Entscheidungen f?r anstehende Investitionen treffen kann. Oft wei? man zwar, welche Wirtschaftsg?ter im Umlauf sind, es fehlen aber Angaben zum Zustand, dem genauen Standort etc. Aber nur wenn komplette Angaben vorliegen, k?nnen wir von Transparenz sprechen und falsche Anschaffungen vermieden werden. Wir empfehlen daher den Einsatz einer passenden Software.
Wie findet man die passende Software f?r die Inventarverwaltung? Worauf sollten Unternehmer achten?
Per Gesetz ist das Inventarverzeichnis f?r jede Firma vorgeschrieben. Die umfangreichen Daten aus der Software dienen also gleichzeitig als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis und einer Betriebspr?fung kann gelassen entgegen gesehen werden. Es bietet sich aber an, das Inventory Management nicht nur als l?stige Pflichterf?llung zu betrachten, denn ein Unternehmen kann mit der richtigen Software sehr wertvolle Informationen gewinnen. Inventarmanager und Facility Manager m?ssen zum Beispiel ?ber den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenst?nden und Mobiliar Bescheid wissen.
Auch die IT Abteilung ist selbstverst?ndlich an der Inventarisierung der Computer, Drucker Notebooks und Beamer interessiert.
Au?erdem sollte sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Die Inventarsoftware sollte es erm?glichen, f?r jeden einzelnen Verm?gensgegenstand eine Historie anzulegen, um schnell erkennen zu k?nnen, wann Reparaturen durchgef?hrt wurden. Hierzu ist es zudem wichtig, dass die L?sung auch Garantiezeiten ber?cksichtigt. Bei der Anschaffung sollte auch darauf geachtet werden, dass die Software mandantenf?hig ist, also beispielsweise parallel von mehreren Anwendern im lokalen Netzwerk genutzt werden kann.
Wie werden Inventarg?ter in einer Software erfasst?
Grafisch wird das meistens sehr anschaulich mittels Raumpl?nen gel?st. Vordefinierte Eingabefelder f?r Ort, Gruppe und Kategorie machen die Erstdatenerfassung sehr einfach. Zu jedem Inventar k?nnen Dateianh?nge wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen, Handb?cher oder Rechnungen hinzugef?gt werden. Im Inventar-Check k?nnen die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und in S?ulen- oder Kuchendiagrammen grafisch dargestellt werden. Nat?rlich fallen die Barcode-Etiketten nicht weg, sondern sind wichtiger Bestandteil des gesamten Systems.
In der Industrie 4.0 ist immer wieder von digitaler Ressourcenplanung mit mobilen Endger?ten die Rede. Inwieweit unterst?tzt die Software diesen Prozess?
Verantwortliche f?r Betriebsg?ter sind meistens ?berall in der Firma unterwegs, weswegen es sehr wichtig ist, dass die Inventarsoftware mit mobilen Endger?ten kompatibel ist. Daher werden die Barcodes mittels einer App f?r iOS und Android erfasst und per Smartphone oder Tablet k?nnen auch Bilder und Videos hinzugef?gt werden. Der zust?ndige Mitarbeiter kann also mit seinem Smartphone den Code einscannen und bekommt sofort alle in der Software verf?gbaren Informationen zu den Betriebsmitteln. F?r Anwender mit vielen Standorten ist auch die Datenaustausch-Funktion besonders praktisch: Die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert und sind via E-Mail, Dropbox oder FTP-Server ?bertragbar. Ein integriertes Dokumentenmanagement erm?glicht es, diverse Dokumente in der Inventardatenbank abzulegen und den Inventaren zuzuordnen.
Kann die Software auch bei anstehenden Neuanschaffungen hilfreich sein?
Ja, denn mit einem ausf?hrlichen Inventarverzeichnis lassen sich die Kosten f?r Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren, denn das Unternehmen wei? zu jeder Zeit in welchem Zustand die Verm?gensgegenst?nde sind. So werden Finanzmittel zielgenauer eingesetzt. Anstatt zum Beispiel ein Budget f?r die Anschaffung von 50 neuen B?rost?hlen zu taxieren, kann mit der Software ermittelt werden, dass nur zehn gebraucht werden.
Digitalisierung h?rt sich f?r viele Mittelst?ndler immer noch sehr abstrakt an. Eignet sich die Softwarel?sungen f?r Inventarplanung f?r einen Einstieg ins Smart-Inventory der Industrie 4.0?
Dem w?rde ich auf jeden Fall zustimmen. Das Tool ist ?u?erst bedienerfreundlich und die Vorteile liegen auf der Hand. Mit Hilfe einer Inventarsoftware (https://www.Inventarsoftware.de) erhalten Unternehmen und Kommunen die notwendige Transparenz f?r ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Au?erdem dienen die umfangreichen Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Wenn wir bedenken, dass sich die Zukunft der Arbeitswelt um das Internet der Dinge dreht, so ist das digitalisierte Inventory Management eine wichtige Vorstufe. Bald entf?llt vielleicht sogar komplett das Einscannen der Barcodes und die Wirtschaftsg?ter kommunizieren selbstst?ndig mit der Software, geben etwa den aktuellen Standort und weitere Informationen an. Auch wenn wir jetzt noch nicht so weit sind, lohnt sich eine Digitalisierung der Wirtschaftsg?ter auf jeden Fall, unabh?ngig von Gr??e und Komplexit?t des Unternehmens.
Lernen Sie die Inventarsoftware kennen
M?chten Sie die Vorteile und Funktionen der Inventarverwaltung kennenlernen? Dann nutzen Sie eine der zahlreich verf?gbaren Demodaten. In diesen sind typische Inventarg?ter sowie deren Historien und Bewegungen hinterlegt. So erhalten Sie schnell einen ?berblick und sehen auf diese Weise, was Sie f?r Ihr Inventarmanagement ben?tigen.
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