Sommerfeste: Was gilt für Betriebsveranstaltungen?

In vielen Unternehmen geh?ren Sommerfeste zur Tradition. Solche gemeinschaftlichen Veranstaltungen erm?glichen ein lockeres Zusammenkommen und Plaudern au?erhalb der Arbeit in sch?ner Atmosph?re. Das st?rkt die Verbundenheit zwischen Unternehmensleitung und Besch?ftigten sowie den Besch?ftigten untereinander. Oftmals soll die Veranstaltung den Mitarbeitenden einen besonderen Eventcharakter bieten, der die Kosten in die H?he treibt. Dies hat zur Folge, dass die Zuwendungen an die Mitarbeiter steuerpflichtig werden k?nnen. Gleich vorneweg, der Arbeitgeber kann alle Kosten der Betriebsveranstaltung als Betriebsausgaben absetzen und die Lohnsteuer f?r seine Besch?ftigten ?bernehmen. Allerdings muss er aufpassen, dass er die Sozialversicherungsfreiheit nicht aufs Spiel setzt.

Mitarbeiterfreibetrag von 110 Euro

Bei einer betrieblichen Veranstaltung sind die Zuwendungen durch den Arbeitgeber bis 110 Euro pro Mitarbeitenden steuerfrei. Allerdings ist dies auf zwei Veranstaltungen im Jahr begrenzt. Alles dar?ber hinaus ist mehr als eine kleine Aufmerksamkeit und muss versteuert werden. Angestellte sind hier aber nicht in der Pflicht. Sie m?ssen in der Steuererkl?rung nichts angeben. Die Versteuerung obliegt dem Arbeitgeber. Dieser sollte wissen, dass die Steuerfreiheit nur dann gilt, wenn die Feier allen Angeh?rigen des Betriebs oder eines Betriebsteils bei gr??eren Firmen offensteht.

Zudem muss der Arbeitgeber festhalten, wer tats?chlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen hat, um die Kosten korrekt auf die Teilnehmer aufteilen zu k?nnen. Bringen Besch?ftigte Begleitpersonen mit, so werden die kompletten Ausgaben f?r die Begleitung dem betriebszugeh?rigen Mitarbeitenden angerechnet. Der Freibetrag von 110 Euro ist dann schnell ?berschritten. “Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes h?tte der Freibetrag auf 150 Euro ab dem 1. Januar 2024 erh?ht werden sollen, jedoch kam es zu keiner Umsetzung. Somit ist weiterhin die 110-Euro-Schwelle g?ltig”, teilt Tobias Gerauer, Steuerberater und Vorstand der Lohi, mit.

Den Teilnehmern werden nicht nur die direkt zurechenbaren Kosten, wie z.B. Speisen, Getr?nke und Tombolagewinne angerechnet. Der Gesetzgeber verlangt, dass alle Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers, also auch nicht direkt zurechenbare Ausgaben, auf die Mitarbeiter umgelegt werden. So flie?en in den Steuerfreibetrag anteilig gegebenenfalls z.B. Raummiete, gebuchte K?nstler, externe Eventmanager, Trinkgelder oder anwesende Sanit?ter mit ein.

Immerhin, ausgenommen sind Strom- und Wasserkosten auf dem Betriebsgel?nde des Arbeitgebers und intern f?r die Feier abgestelltes Personal. Wird das Sommerfest auf dem Betriebsgel?nde ausgerichtet, flie?en die Reisekosten ebenfalls nicht in den Steuerfreibetrag mit ein. Dies betrifft z.B. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort t?tig sind und f?r das Sommerfest zur Firmenzentrale anreisen. Der Arbeitgeber kann diese Reisekosten ?brigens steuerfrei erstatten.

Arbeitgeber entscheiden ?ber die Steuern und Sozialabgaben

Fallen beispielsweise Kosten je Mitarbeitenden von 135 Euro bei einer Betriebsveranstaltung an, m?ssen 25 Euro als geldwerter Vorteil von der Lohnbuchhaltung versteuert werden. Der Arbeitgeber kann nun w?hlen, ob er diesen Mehrbetrag individuell zuz?glich Sozialabgaben oder pauschal mit 25 Prozent sozialabgabenfrei versteuert. Letzteres ist f?r Besch?ftigte regelm??ig vorteilhafter. Des Weiteren kann er die Lohnsteuer f?r die Besch?ftigten ?bernehmen, so dass das Sommerfest ein echtes Geschenk der Firmenleitung ist! ?brigens auch Leiharbeitnehmende k?nnen so beschenkt werden.

Gibt es neben dem Sommerfest und einer weiteren Veranstaltung, z.B. Weihnachtsfeier, eine dritte Betriebsveranstaltung, so ist diese generell steuerpflichtig. Allerdings kann der Arbeitgeber noch nachtr?glich w?hlen, f?r welche Betriebsveranstaltung er den Steuerfreibetrag nutzt. So kann er die mit den niedrigsten Ausgaben als steuerlich nicht beg?nstigte festlegen.

Aber Achtung, eine nachtr?gliche ?nderung der Versteuerungsart kann sich auf die Sozialversicherungsbeitr?ge der Besch?ftigten auswirken. Ein Wechsel von der Individual- zur Pauschalbesteuerung ist bis zur Erstellung der Jahreslohnsteuerbescheinigung ohne Konsequenzen m?glich. Wird die Lohnsteuerpauschalierung erst im Rahmen einer Betriebspr?fung vorgenommen, geht die Sozialversicherungsfreiheit verloren, urteilte das Bundessozialgericht im April 2024.

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