Viele Probleme kosten Unternehmen wertvolle Zeit, weil sie schon bei Stammdaten und der Gestaltung von ERP-Abläufen, Validierung und Archivierung entstehen.
Der Digitalisierungs-Experte Jochen Treuz warnt vor typischen Stolpersteinen im Alltag und zeigt, warum das Jahr 2026 für die Stabilisierung der Prozesse entscheidend ist.
Die E-Rechnung ist für viele Unternehmen kein neues Thema mehr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Doch die nächsten Fristen rücken näher: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen. Grundlage sind die Regelungen zur E-Rechnung im Umsatzsteuergesetz sowie die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums.
Damit verschiebt sich der Schwerpunkt in der Praxis. Es geht nicht mehr nur um die Frage, ob eine E-Rechnung empfangen werden kann. Entscheidend wird vor allem, dass Empfang, Prüfung, Verarbeitung, Archivierung und später auch der Versand im Alltag zuverlässig funktionieren.
Viele Unternehmen haben bereits erste technische Lösungen eingerichtet. In der praktischen Umsetzung zeigen sich aber typische Fehler, die viel Zeit kosten. Sie betreffen nicht nur das Rechnungsformat, sondern auch Stammdaten, ERP-Systeme, interne Zuständigkeiten und die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten.
Fehler 1: Die E-Rechnung wird nur als „ein“ Format verstanden
Ein häufiger Fehler besteht darin, die E-Rechnung nur als „ein“ technische Format zu verstehen. Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die beiden zulässigen Formate ZUGFeRD und XRechnung beruhen auf dieser Norm. Zu beachten ist, dass beide Formate in unterschiedlichen Profilen bzw. Syntaxen eingesetzt werden, oft ist dies den Verwendern so nicht bewusst.
Damit ist absehbar, dass die Formatfrage früher oder später mit Kunden und Lieferanten geklärt und abgestimmt werden muss.
Auch wenn das Format geklärt ist, kann es während der Rechnungsprüfung zu Problemen kommen: Wenn beispielsweise Pflichtangaben fehlen, Steuerschlüssel nicht passen oder Mengeneinheiten falsch mitgeteilt werden, fällt dies oft erst bei den automatisierten Prüfungen beim Empfänger auf. Die Folge sind Rückfragen, Ablehnungen und Zahlungsverzögerungen.
„Die E-Rechnung ist nicht erledigt, wenn eine XML-Datei erzeugt werden kann. Entscheidend ist, ob die Rechnung beim Empfänger auch angenommen, verarbeitet und archiviert werden kann“, sagt Jochen Treuz.
Fehler 2: Stammdaten und ERP-Prozesse werden unterschätzt
Viele Probleme bei der Erzeugung des Rechnungsdatensatzes entstehen schon vorher im ERP-System. Kundendaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Adressen, Zahlungsbedingungen, Artikelstammdaten, Steuerschlüssel und Kontierungen müssen in der notwendigen Qualität für die Verwendung in der E-Rechnung vorliegen.
Sind Stammdaten unvollständig oder uneinheitlich gepflegt, entstehen Fehler oft erst beim Erzeugen der Rechnung. Dann wird deutlich, dass die eigentliche Ursache nicht im Format liegt, sondern in den vorgelagerten Prozessen.
Auch die internen Zuständigkeiten müssen geklärt werden. Wer legt Kunden und Lieferanten an? Wer entscheidet über das richtige Rechnungsformat? Wer prüft Fehlermeldungen? Wer stimmt Anforderungen mit größeren Kunden oder öffentlichen Auftraggebern ab?
Die E-Rechnung betrifft deshalb nicht nur das Rechnungswesen. Sie berührt auch IT, Vertrieb, Einkauf, Stammdatenpflege und letztendlich die Geschäftsleitung.
Fehler 3: Validierung und Archivierung werden zu spät geklärt
Sich blind darauf zu verlassen, dass die Software eine E-Rechnung schon korrekt erzeugen wird, ist riskant. E-Rechnungen sollten vor dem breiten Einsatz geprüft und getestet werden. Das Bundesfinanzministerium weist in seinen FAQ und Schreiben auf die Anforderungen an E-Rechnungen und deren praktische Bedeutung bei der späteren Prüfung durch die Betriebsprüfer hin.
Dabei wird die Validierung unterschätzt. Das BMF empfiehlt in seinen FAQs (März 2026) eine technische Validierung der E-Rechnung. In der Praxis ist diese Prüfung ohnehin wichtig, weil viele Empfänger eingehende E-Rechnungen automatisiert prüfen werden und fehlerhafte Dateien entsprechend zurückweisen werden.
Auch die Archivierung ist ein zentraler Punkt. Die strukturierte XML-Datei ist das steuerlich relevante Original. Ein zusätzlich enthaltenes PDF (beim Format ZUGFeRD) erleichtert zwar die Lesbarkeit für den Menschen, ist aber nicht die steuerlich relevante E-Rechnung.
Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass E-Rechnungen ordnungsgemäß, unverändert und nachvollziehbar im Sinne der GoBD aufbewahrt werden.
2026 ist das Jahr der Stabilisierung
Die steuerrechtlichen Übergangsregelungen verschaffen Unternehmen noch etwas Zeit. Diese Zeit sollte genutzt werden. Bis Ende 2026 können in vielen Fällen noch sonstige Rechnungen (wie Papier und PDF) verwendet werden. Ab 2027 greifen jedoch weitere Anforderungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Ab 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich mit wenigen Ausnahmen grundsätzlich.
„2026 sollte als das wichtige Jahr für die organisatorische Stabilisierung genutzt werden“, betont Jochen Treuz. „Sinnvoll ist ein schrittweises Vorgehen: erst einzelne Kunden und Lieferanten testen, typische Sonderfälle prüfen und danach den breiteren Rollout vorbereiten.“
Dabei geht es nicht nur um technische Konformität. Entscheidend ist, ob der Prozess im Tagesgeschäft funktioniert. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, geprüfte Stammdaten, belastbare ERP-Abläufe, nachvollziehbare Archivierung und ein sicherer Umgang mit Fehlermeldungen.
Praxis-Unterstützung: Seminare zur E-Rechnung im Juni 2026
Um Unternehmen bei dieser praktischen Umsetzung zu unterstützen, bietet Jochen Treuz im Juni 2026 mehrere Online-Seminare zur E-Rechnung an. Dazu gehören kompakte Update-Seminare zur E-Rechnung 2026/2027 sowie ein Ganztagesseminar zur praktischen Umsetzung mit ZUGFeRD, XRechnung, ERP-Prozessen und Archivierung.
Die Seminare richten sich an Unternehmen, die die E-Rechnung nicht nur formal erfüllen möchten. Im Mittelpunkt stehen praktische Fragen: Welche Fristen sind zu beachten? Welche Fehler treten häufig auf? Wie werden E-Rechnungen geprüft und archiviert? Und wie bereiten sich Unternehmen sinnvoll auf 2027 und 2028 vor?
Weitere Informationen und Termine finden Interessierte im Seminarkalender von Jochen Treuz.
Seminarkalender: https://www.treuz.de/seminare-e-rechnung/
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Jochen Treuz | Trainer und Berater
Herr Jochen Treuz
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Über Jochen Treuz
Jochen Treuz ist Diplom-Kaufmann, Trainer, Berater und Coach mit langjähriger Erfahrung im Rechnungswesen. Seine Fachgebiete sind die elektronische Rechnungsabwicklung (E-Invoicing), Liquiditätsmanagement sowie die Digitalisierung von Finanzprozessen. Er unterstützt Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung, GoBD-konformer Archivierung und digitaler Prozessoptimierung.
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