KI und Workflow-Automatisierung halten in immer mehr Unternehmen Einzug. Dabei wächst die Frage, wie viel kann an Systeme delegiert werden und wo muss der Mensch Teil des Prozesses bleiben.
Wie Unternehmen KI-gestützte Prozesse mit Workflows rechtssicher gestalten und dabei Kontrolle und Effizienz verbinden.
Das Prinzip Human in the Loop (HITL) gibt darauf eine klare Antwort: nicht weniger Automatisierung, sondern klügere Automatisierung mit dem Menschen an der richtigen Stelle.
Was Human in the Loop KI bedeutet
Der Begriff stammt ursprünglich aus der Regelungstechnik und beschreibt einen geschlossenen Regelkreis, in dem ein Mensch an definierten Punkten aktiv eingreift, prüft oder entscheidet. Im Kontext von KI und Geschäftsprozessen bedeutet das: Automatisierung übernimmt Routineaufgaben zuverlässig und effizient, während Menschen dort eingebunden bleiben, wo Urteilsvermögen, Verantwortung oder fachliche Einschätzung gefragt sind.
Dabei ist Human in the Loop kein Gegenmodell zur Automatisierung. Es ist vielmehr ein Gestaltungsprinzip, das festlegt, welche Prozessschritte vollständig automatisiert laufen können und welche eine menschliche Freigabe, Prüfung oder Entscheidung erfordern. Wer diesen Unterschied nicht bewusst trifft, riskiert entweder ineffiziente Überprüfungsschleifen oder unkontrollierte Automatisierungen, die im Fehlerfall niemand verantwortet.
Der EU AI Act macht menschliche Aufsicht zur Pflicht
Mit dem EU AI Act hat die Europäische Union einen verbindlichen Rechtsrahmen für KI-Systeme geschaffen, der das Human-in-the-Loop-Prinzip in bestimmten Bereichen von einer Designoption zur regulatorischen Anforderung macht. Für sogenannte Hochrisiko-KI-Anwendungen schreibt die Verordnung eine wirksame menschliche Aufsicht ausdrücklich vor.
Unternehmen müssen demnach nachweisen können, dass ein Mensch in der Lage ist, KI-Ausgaben zu bewerten, zu korrigieren und den Prozess bei Bedarf zu stoppen. Wer seine Workflows heute entsprechend strukturiert, erfüllt diese Anforderungen proaktiv statt unter Zeitdruck.
Praxisbeispiel: Qualitätsprüfung in der Fertigung
Ein produzierendes Unternehmen aus dem Maschinenbau prüfte Bauteile am Ende der Fertigungslinie bislang manuell durch visuelle Sichtkontrollen. Mitarbeitende verglichen Oberflächen, Schweißnähte und Passformen anhand von Referenzmustern und dokumentierten ihre Bewertungen handschriftlich. Das Verfahren war zeitaufwendig, hing stark von der Tagesform und Erfahrung der prüfenden Person ab und lieferte keine auswertbare Datenbasis.
Mit der Einführung einer KI-gestützten Bildanalyse übernahm ein System die visuelle Erstkontrolle. Kameras erfassen jedes Bauteil automatisch und die KI vergleicht die Aufnahmen mit einer hinterlegten Bibliothek aus Gut- und Schlechtteilen. Eindeutige Gutteile passieren die Prüfstation ohne Verzögerung. Bauteile, die das System als auffällig bewertet oder denen es keine eindeutige Zuordnung zuweisen kann, übergibt die KI automatisch zur menschlichen Beurteilung. Ab diesem Punkt übernimmt der Workflow.
Die zuständige Qualitätsfachkraft erhält umgehend eine strukturierte Benachrichtigung mit dem konkreten Befund, dem betroffenen Bauteil und den relevanten Messdaten. Sie öffnet den Fall direkt in Flow360 und durchläuft einen geführten Entscheidungsprozess: Ist das Bauteil zu sperren, nachzuarbeiten oder ist eine Eskalation erforderlich? Welche Ursache liegt vor? Welche Maßnahme wird eingeleitet?
Diese Entscheidungen trifft ausschließlich der Mensch. Flow360 stellt dabei alle relevanten Informationen strukturiert bereit, sodass die Fachkraft den Fall einordnen kann, ohne zunächst Unterlagen zusammensuchen zu müssen. Nach der Entscheidung dokumentiert das System den gesamten Vorgang revisionssicher, einschließlich Zeitpunkt, Messwert, Entscheidung und handelnder Person.
Das bedeutet: Nicht nur das Ergebnis der Entscheidung wird gespeichert, sondern auch die Begründung, der Zeitpunkt und die handelnde Person. Damit entsteht automatisch eine vollständige Entscheidungshistorie, die bei Audits, Reklamationen oder Normprüfungen sofort abrufbar ist, ohne dass zusätzlicher Dokumentationsaufwand entsteht.
Das Ergebnis nach sechs Monaten war deutlich: Die durchschnittliche Zeit zwischen dem Auftreten einer Abweichung und der eingeleiteten Maßnahme sank von mehreren Stunden auf unter zehn Minuten. Gleichzeitig entstand erstmals eine vollständige, schichtübergreifende Datenbasis, die regelmäßige Musteranalysen ermöglichte. Wiederkehrende Abweichungen an bestimmten Anlagen wurden so frühzeitig erkannt und behoben, bevor sie zu systematischen Qualitätsproblemen wurden. Die Dokumentation erfüllte zudem ohne zusätzlichen Aufwand die Anforderungen der internen Qualitätsaudits sowie der einschlägigen Normen.
Flow360 setzt das Prinzip ohne Programmieraufwand um
ist eine No-Code-Workflow-Plattform aus Deutschland, die speziell für den europäischen Mittelstand entwickelt wurde. Sie übernimmt in KI-gestützten Prüfprozessen den Part, den keine KI alleine leisten kann: die strukturierte Steuerung der menschlichen Entscheidung. Während die Bildanalyse eigenständig klassifiziert, definiert Flow360, was danach passiert. Welche Person wird informiert? Welche Informationen bekommt sie zur Entscheidung? Welche Optionen stehen zur Auswahl? Und wie wird die Entscheidung begründet und dokumentiert?
All das lässt sich per Drag-and-Drop konfigurieren, ohne Programmierkenntnisse. Fachabteilungen passen Eskalationspfade, Zuständigkeiten und Entscheidungsoptionen eigenständig an, wenn sich Anforderungen, Prüfkriterien oder Verantwortlichkeiten ändern. So bleibt der Gesamtprozess flexibel, auch wenn die vorgelagerte KI-Komponente weiterentwickelt wird.
Weil Flow360 jeden Workflow-Schritt automatisch revisionssicher protokolliert, entsteht gleichzeitig der Nachweis, dass menschliche Aufsicht stattgefunden hat. Das ist nicht nur für Qualitätsaudits und Zertifizierungen relevant, sondern erfüllt auch die Dokumentationspflichten, die der EU AI Act für Hochrisiko-Anwendungen vorsieht.
Fazit
Human in the Loop KI ist kein Rückschritt hinter die Möglichkeiten moderner Automatisierung. Es ist die konsequente Antwort auf die Frage, wie Unternehmen KI-gestützte Prozesse so gestalten, dass sie effizient, verlässlich und rechtlich vertretbar sind. Wer den Menschen bewusst dort einplant, wo sein Urteil zählt, gewinnt nicht weniger Automatisierung, sondern bessere.
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Flow360.io ist eine Workflow-Automation Software der com.plex GmbH, einem deutschen Unternehmen, das seit 1998 Software für mittelständische Unternehmen entwickelt, um komplexe Prozesse für Mitarbeiter zu vereinfachen. „com.plex things made simple“
Mit Flow360.io entwickelte die com.plex ein SaaS (Software as a Service), dass alle Erfahrungen aus über 20 Jahren Prozessmanagement bündelt. Flow360.io ist ein No-Code-SaaS für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, das seit 2021 in Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Branchenvertretern weiterentwickelt wurde. Mit Flow360 können Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse definiert, automatisiert und in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess eingebracht werden. Dies ermöglicht Unternehmen die vielfältigen Unternehmensanforderungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing, HR, Finanzen, IT und Operations produktiver zu arbeiten und ihre Zeit nicht länger mit der Suche nach Informationen zu verschwenden.
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